BT Maliyet optimizasyonu: Fark yaratan 15 teknik

BT maliyet optimizasyonu, BT varlıklarını mümkün olduğunca uygun maliyetli hale getiren bir iş uygulamasıdır. BT maliyet optimizasyonu girişimleri donanım maliyeti, yazılım abonelikleri, eğitim ve genel dijital benimseme gibi iş faaliyetlerine bakar. Bu süreç, daha fazla BT yatırımı yapmanın yollarını bulur. Çoğu durumda, teknoloji varlıklarının yatırım getirisini artırmanın bir yolunu bulurlar.

BT maliyet optimizasyonunun önerilen sonuçları değişebilir: sağlayıcı (vendor) değişiklikleri, daha fazla dijital benimseme projeleri veya gelişmiş çalışan eğitimi.

Bu süreci başarıyla yönetmek için finansal uzmanlığa, teknik bilgiye ve kullanıcı empatisine ihtiyacınız var.

Bu makale, kurumlarında BT maliyetlerini optimize etmek isteyen herkese destek olacak ve şunları amaçlayacaktır:

• BT maliyet optimizasyonunun anlamını açıklamak
• BT maliyet optimizasyonunun bazı temel ilkelerini tanıtmak
• Size en iyi 15 BT maliyet optimizasyon tekniğinin bir listesini incelemek
• BT maliyet optimizasyonunun en uzmanlık alanlarından bazılarını keşfetmek

Yazının sonunda, maliyet optimizasyonunun iş sonuçlarını nasıl en üst düzeye çıkardığını göreceksiniz.

BT maliyetleri işletme giderlerinin büyük bir bölümünü oluşturabilir. Gartner’ın tahminlerine göre 2024 yılında BT’ye yapılan küresel harcamalar %8,8’e varan bir artış gösterecek.

Teknoloji modern işletmeler için vazgeçilmez olsa da, maliyetlerin kontrolden çıkması çok kolaydır.

Bu bağlamda, BT maliyet optimizasyonu, yatırımların iş değerini en üst düzeye çıkarmak için devreye girer. BT maliyetlerinin stratejik olarak optimize edilmesi, uzun vadeli iş hedeflerinin gerçekleştirilmesine yardımcı olur. BT maliyet optimizasyonu uzun vadeli bir hedeftir: 2022 Gartner raporu, yöneticilerin %40’ından fazlasının optimizasyon hedeflerine ilk yıl içinde ulaşamadığını göstermiştir.

BT maliyet optimizasyonu aşağıdaki alanlara dikkat edebilir:

• BT hizmetlerinin tedarikine dikkat edilmesi
• Fiyatlandırma modellerinin ve aboneliklerin analizi
• Tüm BT maliyetlerinin dikkatle izlenmesi
• Yazılım tedarik düzenlemelerinin standartlaştırılması
• Gereksiz teknolojinin kaldırılması
• Teknoloji yatırım getirisini değerlendirme
• Süreçlerin otomatikleştirilmesi
• Yeni BT yeniliklerini ve stratejilerini tanıtmanın yollarını bulmak

Optimizasyon süreci implementasyon aşamasında başlar. Daha sonra şirketin ömrü boyunca devam eder. Maliyet düşürmenin aksine, maliyetleri optimize etmek hiç bitmeyen bir süreçtir. İş uygulamaları değiştikçe şirketiniz en son trendlere ayak uydurmalıdır.

İyi haber ise maliyet optimizasyonunun bir şirketin genel operasyonları için değer yaratmasıdır. Sonuçta, işletmenin sağladığı BT hizmetleri iyileştirilebilir. Ve bu iyileştirmeler sayesinde işletme maliyetleri çok daha ucuza gelebilir.

Maliyet optimizasyonu zor olsa da, bazı temel iş prensiplerine dayanır. Doğru teknikleri düşünmeden önce temel ilkelere sahip olduğunuzdan emin olun. Bunlar şunları içerir:

İş hedefleriyle uyum, maliyet optimizasyonu çabalarının kuruluşun hedeflerine doğrudan katkıda bulunmasını sağlar.

BT maliyet optimizasyonunu iş hedefleriyle uyumlu hale getirerek şirketler değeri en üst düzeye çıkaran, verimliliği artıran ve büyümeyi destekleyen yatırımlara öncelik verebilir. Bu yaklaşım, maliyet azaltmanın temel işlevlerden ödün vermesini veya inovasyonu engellemesini önler. Sonuç olarak, uzun vadeli iş başarısını destekler.

Ayrıca, BT maliyetlerini etkin bir şekilde yönetirken müşterilere, hissedarlara ve diğer paydaşlara değer sunmaya net bir şekilde odaklanmaya yardımcı olur.

Sürekli izleme, stratejik BT maliyet optimizasyonunun hayati bir bileşenidir. Maliyet optimizasyonu tek seferlik bir olay değildir. Bu nedenle, kuruluşlar maliyet tasarrufu stratejilerini zaman içinde uyarlamak ve iyileştirmek için çok sayıda veriye ihtiyaç duyar.

İster bir Dijital Benimseme Platformu (DAP), ister devam eden analizler, isterse de gelişen yaklaşımlara uyum sağlamak olsun, bu ısrarlı uyanıklık, maliyet tasarrufu girişimlerinin etkili kalmasını ve mevcut iş ihtiyaçlarıyla uyumlu olmasını sağlar.

Zor bir çalışma gerektirse de, gösterge tabloları ve veri analitiği gibi doğru araçlara sahip olmak süreci basitleştirir ve işletmelere bilinçli kararlar alma, BT maliyetlerini optimize etme ve dinamik bir iş ortamında rekabet avantajlarını koruma gücü verir.

BT maliyet optimizasyonu ve finansal şeffaflık çok iyi arkadaştır.

BT yöneticileri, hizmetleri azaltılabileceği zaman kendilerini savunmacı hissedebilirler. Ancak, ihtiyaçlarını göstermek ve açıklamak için harika optimizasyon stratejileri kullanabilirler.

Tam bir şeffaflık yaratmak, her yerde harcanan paranın iş değerini kanıtlamak için yeterlidir. Üst düzey yöneticiler BT tedarikçilerine yaptıkları yatırımların önemini anlarlarsa makul bir bütçe tutturma şansları artar.

Dijital dönüşüm uzmanlarının da bildiği gibi, teknoloji bir iş çözümünün yalnızca bir tarafıdır. Yeni BT süreçleri, bunları uygulayan ve kullanan doğru personel olmadan bir anlam ifade etmez.

BT maliyet optimizasyonu tek seferlik bir olay değil, uzun vadeli bir stratejidir. Her uzun vadeli stratejide olduğu gibi, personelin şirketin yeni talepleriyle birlikte değişebilmesi çok önemlidir.

İyi işe alım, eğitim ve dağıtım uygulamaları, bir işletmedeki yeni teknolojilerin onlarla birlikte gidecek uzmanlara sahip olmasını sağlayacaktır.

Yine de maliyetleri insanlar aracılığıyla optimize etmenin işten çıkarmalarla ilgili olmadığını unutmayın. Sonuçta, 2020 tarihli bir BCG analizinin de açıkça ortaya koyduğu gibi, “bugün tüm personeli azaltmak, yarın hizmet sunma becerinize zarar verebilir.”

Kabul edelim. Sizin için doğru BT maliyet optimizasyon teknikleri birçok faktöre bağlı olacaktır. İşletmenizin büyüklüğü, faaliyetlerinizin niteliği ve kullandığınız belirli BT işlevleri fark yaratacaktır.

Bu nedenle burada maliyet optimizasyon tekniklerinin kapsamlı bir listesini sunuyoruz. Bunlar her durum için doğru olmayacaktır. Ancak okuyun ve mutlaka işletmeniz için işe yarayacak bir şeyler bulacaksınız.

İyi bir girişim, şirketin halihazırda kullandığı tüm teknolojilerin şeffaf bir şekilde denetlenmesiyle başlayabilir. Bu, kurum içinde kullanılan tüm uygulamaları listeleyen, özellikleri, maliyetleri ve amaçlanan kullanıcıları detaylandıran bir elektronik tablo kadar basit olabilir.

Bir iş birimi için gerekli olan bir uygulama başka bir yerde hiç duyulmamış olabilir.

Bu nedenle, bir kuruluştaki tüm abonelik tabanlı uygulamaları net bir şekilde takip etmek zor olabilir. Rasyonelleştirme, neyin nerede olduğunu bilmeniz anlamına gelir.

Bir kuruluş BT kaynaklarının havadan bir görünümüne sahipse, departmanlar ve ekipler arasında aboneliklerin çapraz işlevselliğini paylaşmayı seçebilir.

Hizmetler farklı iş birimlerinde kullanıldığında, bir işletme ortak bir satın alma ve abonelik paketini takip ettiğinden emin olabilir.

Bu yaklaşım, kuruluşların ölçek ekonomilerinden yararlanmasına ve kaynakların tekrarlanmasını azaltmasına olanak tanır ve daha rekabetçi fiyatlandırma modelleri aracılığıyla şaşırtıcı maliyet tasarruflarına yol açabilir.

Bulut tabanlı yazılım başlı başına büyük bir maliyet optimizasyon teknolojisidir.

İster inanın ister inanmayın, bazı şirketler BT altyapıları için hala bulutu kullanmıyor.

Bulut kaynakları artık bir şirkete teknoloji getirmenin baskın yollarından biri. Birçok uygulama gerçek bir site tabanlı seçenek üzerinde çalışmakta zorlanacaktır.

Bulut tabanlı yazılımlar genellikle mevcut sistemlerden daha esnek olabilir, bu da hizmetin zaman içinde uyarlanmasını kolaylaştırır. Bu işlevsellik sayesinde bulut dönüşümü daha hızlı bir şekilde iş inovasyonuna yol açabilir.

Birçok kullanıcı bunu hiç düşünmese de veri merkezi, BT altyapısının en hayati parçalarından biridir.

McKinsey tarafından hazırlanan bir rapor, daha iyi veri yönetiminin iş süreçlerini olumsuz etkilemeden maliyetleri azaltabileceğini öne sürüyor: “Örneğin, geçmiş verileri daha düşük maliyetli depolamaya aktararak, sunucu kullanımını artırarak veya sunucu sözleşmelerinin yenilenmesini durdurarak.”

Bir şirketin veri ihtiyaçları arttıkça depolama ihtiyaçları da artacaktır. Her depolama hükmünü tek bir veri merkezine getirmek kaçınılmaz olarak maliyetleri azaltacak ve operasyonların basitliğini koruyacaktır.

BT varlık yönetimi, BT altyapısının tüm yönlerini izler. Bir şirketin sahip olduğu belirli öğelerin ayrıntılı bir şekilde anlaşılmasını sağlar. Bu, bir şirketin teknoloji yığını, yani sunucular, bilgisayarlar, belirli makinelerde çalışan yazılımlar ve ağa bağlı cihazlar hakkında ayrıntılı bilgileri içerecektir.

Günlük bazda, iyi bir varlık yönetimi müşterileri desteklemeye yardımcı olur. Maliyet tasarrufu amacıyla, gelecek yıllar için bir bütçe belirlenmesine yardımcı olabilir. Kuruluşun donanımı güncelse, önümüzdeki birkaç yıl içinde yükseltme maliyetlerinden kaçınabileceklerini bilirler.

Bununla birlikte, bazı terminallerin yükseltilmesi gerekiyorsa, varlık yönetimi yazılımı yatırım maliyetlerinin ölçeğini hızlı bir şekilde belirleyebilir.

Yöneticiler, BT için yaptıkları mevcut harcamaların 360 derecelik bir görünümünü elde ederek maliyet tasarrufu sağlayabilirler. Şirketin BT harcamalarına tam bir genel bakış, fazla harcamaların kolayca tespit edilebileceği ve hızla azaltılabileceği anlamına gelir.

Örneğin, kullanılmayan yazılım lisanslarını tespit etmek zor olabilir. Ancak doğru analizle bunlar kolayca azaltılabilir.

İşletmeler bazı BT kaynaklarını arz yönlü harcamalarla yönlendirebilir. Başka bir deyişle, personele belirli bir paket sunulursa, personel bunu kullanabilir.

Bu bağlamda, teknoloji yatırımları ile gerçek iş ihtiyaçları arasında uygun bir uyum olmadığında kuruluşlar kaynak ve harcamalarda israf yaratabilir ve bu da kullanılmayan veya yetersiz kullanılan kaynaklarla sonuçlanabilir.

Ancak talep yönlü harcamalar teknolojinin çok daha verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayabilir. Daha fazla talep yönlü harcama, yeni uygulamaların ve işlevlerin gerektiğinde sunulması anlamına gelir.

Artık basit organizasyonel görevleri otomatikleştirmeye yardımcı olacak çok çeşitli yazılımlar mevcuttur. Bunlar muhasebe, bordro ve iş yükü yönetiminin rutin yönlerini içerir ve hatta eğitim ve e-ticaretin bazı bölümlerine kadar uzanır. Otomatikleştirilmiş süreçler verimli ve güvenilirdir, genellikle daha tutarlı yatırım getirisi ve genel maliyet tasarrufu sunar.

İş süreci yönetimi (BPM) otomasyon yeteneklerini kapsar, işletmelerin süreçleri geliştirmesine ve verimliliği artırmasına yardımcı olarak BT maliyet optimizasyonuna yol açar.

Bununla birlikte, BT maliyet optimizasyonu genellikle bir kuruluşun tüm seviyelerinden katılım gerektiren stratejik bir karardır, bu nedenle planlama sürecine herkesi dahil etmek çok önemlidir. BPM bu süreci destekler.

Süreç otomasyonu ve yapay zeka ile daha ileri gitmek isteyen şirketler, tam ölçekli bir dijital uygulama stratejisi düşünmeye başlayabilir.

Dijital dönüşüm, iş büyümesini sağlamak için dijitalleşmeyi kullanan işletme çapında bir dönüşüm projesidir. Büyük ölçekli bir dijital benimseme politikası, bir şirketin çalışma biçiminde büyük tasarruflar sağlayabilir.

Yenilikçi dijital çözümlerin dizginlenemez potansiyeliyle, işletmelerin operasyonel verimliliği ve etkinliği en üst düzeye çıkarırken maliyetlerden tasarruf etmeleri için dijital dönüşümü benimsemeleri gereklidir.

Başlangıçta belirli maliyetler ortaya çıksa da, dijital dönüşüm çabaları uzun vadede BT maliyet optimizasyonunda önemli bir rol oynayabilir.

WFM, tahmin, planlama, zaman çizelgeleri, bordro, uyumluluk ve daha fazlası dahil olmak üzere iş operasyonlarının birçok alanını kapsar.

Sadece BT ile ilgili olmasa da, WFM artık neredeyse tamamen otomatikleştirilmiştir. İyi işleyen bir WFM yazılımı, bir dalgalanma etkisi yaratarak işletmenin diğer tüm bölümlerinde tasarrufa yol açacaktır.

Bu, daha az evrak işi, en aza indirilmiş tekrarlama ve manuel giriş, konsolide raporlama, İK ve bordro arasında gelişmiş iletişim ve daha tutarlı güncellemeleri içerir.

Veri varlıklarına ilişkin paylaşılan bilgi, BT maliyet optimizasyonu da dahil olmak üzere birçok kurumsal çalışma uygulamasını iyileştirebilir.

Personel verilerden değerli bilgiler elde edebildiğinde, içgörü elde etmenin hiçbir yolu olmadan verileri ara sıra yeniden toplayan yöntemleri tercih etmek yerine iş birimleri arasında işbirlikleri kurmayı daha kolay bulacaktır.

Verilere şeffaf erişim sayesinde kuruluşlar gereksiz veya az kullanılan kaynakları belirleyebilir, süreçleri düzene sokabilir ve kaynakları daha etkin bir şekilde tahsis etmek için bilinçli kararlar alabilir.

Son olarak, personelin iyi bir BT maliyet optimizasyonu çalışmasının merkezinde yer aldığını hatırlamakta fayda var.

Maliyet tasarrufları onların işlerini daha karmaşık veya kafa karıştırıcı hale getirmemelidir. Mükemmel eğitim, şirketin uygulama portföyünün personel tarafından etkin bir şekilde kullanılmasını sağlar.

Dijital Benimseme Platformları DAP’lar, çalışanların yazılım uygulamalarında gezinmesine ve bunları etkili bir şekilde kullanmasına yardımcı olmak için etkileşimli rehberlik, izlenecek yollar ve ekran yardımı sağlayan bir araçtır.

İyi bir dijital benimseme, şirketlerin yeni ve gelişen yöntemleri kullanarak mevcut varlıkların değerini optimize etmesini sağlar.

Dahili BT kaynaklarından en iyi şekilde yararlanmak için uzun süreli çalışanlar gerekebilir. Ancak daha uzmanlık gerektiren işler için dış kaynak kullanımı son derece uygun maliyetli olabilir. Dış kaynak kullanımı, uzmanlık bilgisinin kalıcı bir iş yükü olmadan bir şirkete kazandırılmasına yardımcı olur.

Bu strateji ile bir şirketin BT altyapısı, yerinde depolamanın yanı sıra özel ve genel bulut hizmetlerinden oluşur.

Bulut çözümleri, bir şirketin ihtiyaçlarına uymayan şişirilmiş bir uygulama portföyü olmadan ihtiyaç duydukları BT kaynakları için ödeme yapmasını çok daha kolay hale getirir. Hibrit bir sistem, bir şirketin ihtiyaç duyduğu uygulamalar için en iyi bulut sistemlerini kullanmasını sağlar.

Ayrıca, hibrit bir sistemin sunduğu esneklik, şirketlerin bulut kaynaklarını gerektiği gibi yukarı veya aşağı ölçeklendirmesine olanak tanır ve yalnızca gerekli bilgi işlem gücü ve depolama için ödeme yaparak BT maliyetlerini optimize eder.

Geniş ölçekli bir sanallaştırma programı, bir şirket tarafından kullanılan platformları rasyonelleştirmenin uygun bir yoludur.

Her uygulama özel bir fiziksel sunucuya ihtiyaç duyduğunda, her sunucu muhtemelen önemli ölçüde yetersiz kullanılacaktır. Sanallaştırma ile, sanal sunucular oluşturmak için merkezi bir bilgi işlem kaynakları seti kullanılır ve uygun şekilde kullanıma sunulabilir.

Sanal sunucuların oluşturulması fiziksel sunuculara göre çok daha kolaydır ve kesinti risklerini azaltmaya yardımcı olur.

Artık BT maliyet optimizasyonu için ana teknikler hakkında geniş bir fikriniz var. Yine de birçok kişi bu makaleye daha spesifik zorluklarla gelecektir. Bu bölümde maliyet optimizasyonunun bazı temel alanlarını inceleyeceğiz: bulut kullanımı, SaaS paketleri, AWS, Azure ve DevOps için.

Bulut maliyet optimizasyonu
Modern BT’de bulut maliyetlerini verimli bir şekilde yönetmek çok önemlidir. Bulut harcamalarının planlanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ve gözden geçirilmesi çok önemlidir.

Bulut maliyet optimizasyonu başlı başına uzmanlık gerektiren bir disiplindir. Neyse ki McKinsey’in bulut maliyet simülatörü gibi yeni araçlar, işletmelerin bulut altyapılarında maliyet tasarrufu fırsatlarını belirlemelerine ve uygulamalarına yardımcı olabilir.

Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) maliyet optimizasyonu
Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) maliyetlerinin optimize edilmesi, aboneliklerin rasyonelleştirilmesini, lisansların haklarının verilmesini ve kullanımın gerçek ihtiyaçlarla uyumlu hale getirilmesini içerir. SaaS giderlerinin sürekli izlenmesi ve ayarlanması, üretkenliği korurken maliyet tasarrufu elde etmenin anahtarıdır.

AWS maliyet optimizasyonu
Amazon Web Services (AWS) kullanan kuruluşlar için maliyet optimizasyonu, kaynak kullanımını anlayarak, ayrılmış örneklerden yararlanarak ve AWS Cost Explorer’ı kullanarak elde edilir. AWS harcamalarının düzenli olarak gözden geçirilmesi maliyet verimliliği için çok önemlidir.

Azure’da maliyetleri optimize etme
Microsoft Azure’da maliyet iyileştirme, kaynak kullanımını analiz etmeye, ayrılmış örneklerden yararlanmaya ve Azure Maliyet Yönetimi araçlarını kullanmaya odaklanır. Azure hizmetlerinin proaktif yönetimi, önemli maliyet düşüşlerine yol açabilir.

DevOps’ta Maliyet Optimizasyonu
DevOps süreçleri, geliştirme ve operasyonları düzene sokarak, israfı en aza indirerek ve manuel görevleri azaltmak için otomasyonu kullanarak maliyet optimizasyonundan yararlanabilir. DevOps uygulamalarını uygun maliyetli kaynak kullanımı ve sürekli iyileştirmelerle uyumlu hale getirmek çok önemlidir.

Neden güçlü maliyet optimizasyonu stratejileri kullanmalısınız? Çok basit: BT kaynaklarının maliyet optimizasyonu iş açısından mantıklıdır.

Bütçe kısıtlamaları ve kesintilerinin yaşandığı bu zamanlarda bile maliyet optimizasyonu girişimleri her şirkete muazzam faydalar sağlama potansiyeline sahiptir.

Ancak harcama ve maliyet azaltma aynı zamanda riskler de içerir. BT kaynakları hakkında kısa vadeli düşünmek inovasyonu engelleyebilir, verimliliği azaltabilir ve personelin üretkenliğini ve moralini etkileyebilir. Stratejik sürecinize bir risk değerlendirmesi dahil etmeniz gerekebilir. Ancak en önemlisi, kuruluşunuzun iş teknolojisi süreçleriyle düşüncesizce oynamayın.

Daha az harcama yapmayı umarken BT’ye daha fazla yatırım yapmak göz korkutucu gelebilir, ancak dünya çapındaki şirketler bir Dijital Benimseme Platformu kullandıklarında daha iyi bir yatırım getirisinin ellerinin altında olduğunu fark ettiler.